بررسی مستندات تجزیه و تحلیل سیستم

اهمیت و نقش اصلاح و بهبود روش ها در نظام اداری هر کشوری انکار ناپذیر است. هم اکنون در کشور ما به خوبی
مشهود است که سازمان های ما در تحقق اهدافشان چنان که باید موفق نیستند و اغلب منابع موجود که باید قدرشان
را دانست، به هدر میرود.
بررسی مطالعات محققین و تجارب مدیران موفق در کشورهای پیشرفته و یا در حال توسعه مبین آن است که اصلاح
و تجدیدنظر مستمر در سیستم ها و روش های انجام کار با توجه به پیشرفت علوم و فناوری امری اجتناب ناپذیر است
چرا که در غیر این صورت سیستم پاسخگوی نیازهای جامعه نبوده و محکوم به زوال خواهد بود.

ارایه درگاه پرداخت ePayBank.ir برای رونق اقتصادی و تحول اجتماعی کشور برای سایتها و وبلاگها

روشها و رویه های موجود عموما قدیمی بوده و مدت زیادی از طراحی آنها میگذرد. در این مدت تلاش برای ایجاد
هماهنگی بین روش های انجام کار متناسب با تحولات اجتماعی، نیازهای مردم و ضرورت تسریع در انجام امور کمتر
صورت گرفته است.
به رغم تلاش سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (یا معاونت راهبردی ریاست جمهوری) در راستای مأموریت های
شورای عالی اداری، بهبود روش های عمومی و مشترک منجر به نتایج مورد نظر نگردیده است و به تبع آن تلاش برای
بهبود روش های اختصاصی نیز بعضا با مقاومت دستگاه ها روبرو شده است.
کارکنان دستگاه های اجرائی با روش ها و رویه های موجود به صورت کامل آشنایی نداشته و آموزشهای لازم را برای
اجرای صحیح آنها فرا نگرفته اند. ضمن اینکه این روش ها مستند و مدون هم نشده اند حجم وسیع قوانین و مقررات
و تغییرات سریع در آنها موجب کم توجهی به طراحی و برقراری نظام های اجرایی مربوط به آنها گردیده و بسیاری
از قوانین و مقررات علی رغم اینکه در متن خود مشکلات مردم را مورد توجه قرار داده اند به دلیل فقدان روش های
اجرائی مناسب برای آنها، به اهداف خود نرسیده اند.
تراکم بیش از حد امور جاری و گرفتاری کارکنان و مدیران در جوابگویی به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به
اصلاح روش ها بازداشته و کم کم ناکارآمدی این روش ها برای مجریان و مردم امری عادی و قابل قبول شده است.
سیستم ها و روش های انجام کار از جمله عوامل نرم افزاری بهره وری هستند که در اثر بهبود و اصلاح مستمر، قابلیت
انطباق با تغییرات محیط را درسازمان ها امکان پذیر نموده و آن را در مقابله با مشکلات اجرائی یاری مینمایند.
در مجموع تأثیر مستقیم اصلاح و بهبود سیستم ها و روش ها در بهبود عملکرد و فعالیت های دستگاه ها به گونه ای
است که در صورت غفلت و کم توجهی امکان استفاده از توانمندی های موجود به حداقل ممکن تقلیل یافته و عملا
منجر به عقب افتادگی نظام اداری کشور میگردد و چنانچه خواست و اراده راستین مدیریت عالی دستگاه ها و در مرحله بعد کارکنان بر اصلاح و بهبود سیستم ها و روش ها و رویه های مورد عمل در دستگاه های اجرائی کشور با گرایش ساده سازی مراحل انجام کار، خودکارسازی و کاهش میزان ارتباط کارمندان با مراجعه کنندگان، افزایش رضایت مراجعان و کاهش هزینه های اداری و اقتصادی نمودن فعالیتها باشد، میتوان به آینده امیدوار بود.
مشكل اساسی اداره امور سازمان ها این است كه مدیران باید منابع چهارگانه پول، نیروی انسانی، مواد و تسهیلات را كه غالبا محدود و ناهماهنگ میباشند، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری كنند. این عمل مستلزم انجام دادن وظایفی از قبیل : طرحریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، هماهنگی و كنترل از طرف مدیران میباشد.
تكنیك ها و فنون گوناگون ابداع شده تا مدیران و رهبران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذكور، در جهت تأمین اهداف سازمان بنمایند كه تكنیك تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها یكی از آنها به شمار میرود كه معلول علتهای متعدد، از جمله به وجود آمدن نهضتها و تغییر در فلسفه مدیریت است.
در تاریخ كشور ایران، كوروش پادشاه هخامنشی از كسانی بود كه به توسعه و تكامل مدیریت كمك كرده است. علاوه بر نظریات كوروش مبنی بر ضرورت طرح ریزی، تقسیم كار بر مبنای تخصص و مشخص بودن فرمان ها، نام او به عنوان یكی از نخستین صاحبنظران مطالعه در حركات، طرح استفاده صحیح از جا و مكان و حمل مواد ثبت شده است.
تجزیه و تحلیل سیستم
تكنیك » تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها « برای شناخت عواطف، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گروه، از تئوریهای علوم انسانی و اجتماعی و ریاضیات و علوم مرتبط استفاده می كند، و برای تخصیص صحیح منابع موجود سازمان، به منظور تأمین هدف های دستگاه، از تئوریهای علم اقتصاد یاری میجوید، همچنین اصول علوم فیزیكی و ریاضیات را در بهبود روش، ارتباطات و همبستگی اجزای تشكیل دهنده سازمان، به كار میبرد. به عبارت دیگر در تكنیك تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها، تنها به بهبود یك روش خاص اكتفا نمیشود، بلكه بهبود و اثر تغییر قسمتی از یك سیستم در مجموعه آن سیستم، مورد بررسی قرار میگیرد.
سیستم
واژه سیستم با مفاهیم بسیاری به كار برده میشود مانند سیستم اقتصادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری، مكانیزه (ماشینی) و سیستم اطلاعات مدیریت و… در زبان فارسی نیز گاهی اوقات » سیستم « را به عنوان واژه ای مترادف با كلمه های رشته (رشته جبال)، جهاز (جهاز هاضمه)، دستگاه (دستگاه گوارش، دستگاه گردش خون)، سلسله (سلسله اعصاب) و منظومه (منظومه شمسی) مورد استفاده قرار میدهند.
تعریف سیستم
1. سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یكدیگر كه در جهت یك یا چند هدف معین گام بر میدارند.
2. سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یكدیگر كه با انجام هر كدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تأمین خواهد شد و با انجام كلیه وظایف در سازمان كل هدف سازمان تأمین میگردد.
روش
عبارت است از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم، انجام میشود. در هر روش، نوع كار، شخص یا اشخاصی كه عملیات و وظایف مزبور را انجام میدهند، مراحلی كه باید طی شود و شیوه هایی كه باید به كار رود، مشخص میشود. معمولا روش انجام دادن هر كار به صورت كتبی تهیه و به عنوان مدرك رسمی در سازمان نگهداری میشود.
شیوه یا متد
• شیوه عبارت است از تشریح جزئیات و مراحل انجام دادن یك كار.
• شیوۀ هر كار، نحوه انجام دادن عملیات یا مراحل انجام دادن آن كار را مشخص می كند.
• كار و عمل خاصی است كه برای انجام شدن هر بخش از روش، ضرورت دارد.
چند شیوه وابسته به یكدیگر، تشكیل یك «روش» را میدهد و چند روش پیوسته به هم یك «سیستم» را به وجود میآورد. فرایند
• عبارت از آن دسته از روشهایی كه با همدیگر انجام میگیرد و حاصل آن خدمتی است كه از نظر مشتری دارای ارزش است.
• عبارت از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم انجام میشود.
• در تجزیه و تحلیل سیستم كه از روش نمودار جریان كار استفاده شود، فرایند را حسب مورد میتوان معادل روش یا شیوه درنظر گرفت.
انواع روش ها
1-روشهای عمومی: روشهایی هستند كه در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستگاه بوده و در
عموم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج میباشد و تعاریف استاندارد دارند، مثل روش كارگزینی و حسابداری.
2-روشهای اختصاصی: روشهایی هستند كه ً اختصاصا در یك ً دستگاه و صرفا در ارتباط با وظایف اصلی و
تخصصی همان دستگاه مورد اجرا میباشد. مانند روش پذیرش مریض در بیمارستان، روش صدور شناسنامه در
ثبتاحوال و روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه.
3-روشهای مشترك: روشهایی هستند كه برای انجام آن، وزارتخانه ها و سازمانهای مختلف هر یك عهده دار اجرای مراحلی از روش مورد نظر میباشند. مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع.
تعریف تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها
• عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستمهای خدماتی )سرویس دهنده(، كنترل كننده و هماهنگ كننده عملیات یك سازمان
• تجزیه و تحلیل عبارت است از بررسی معایب و پیدا كردن راه حل مشكالت سازمان
• تكنیكی كه مدیران را از وجود مسائل و مشکلات موجود در سازمان، آگاه میسازد و با بررسیهای منظمی، راه حل های مناسبی برای رفع هریك از آنها، ارائه میدهد. این بررسیها باید مبتنی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشكالت و رفع آنها، كارایی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود.
• شناخت جنبه های مختلف سیستم، چگونگی عملكرد اجزای تشكیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین آنها به منظور دستیابی به مبنایی جهت طراحی و اجرای یك سیستم مناسبتر است.
• در یك سازمان، سیستم را مجموعه ای از روشها نیز تعریف كرده اند، روشهایی كه به یكدیگر وابسته اند و با اجرای آنها، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد. روشها نیز به نوبه خود، مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام كار به شمار میآیند كه با استفاده از آنها میتوان به هدف های نهایی دست یافت.
• تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یك وظیفه و كار ستادی و تخصصی كه هدف آن مطالعه، بررسى و بهبود بخشیدن به كلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است
• تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و كامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده كردن امور دفترى
تعریف كلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها عبارت است از تكنیكى كه تحلیلگر را از وجود مسایل و مشكالت موجود در سازمان آگاه میسازد و با بررسى هاى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هریك از آنها ارائه مى دهد. این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشكالت كارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.
آثار علائم مشکلات موجود در سیستم ها و روش ها
1- اضافه كاری بیش از حد.
2- افزایش بیش از حد استعفا و تعارض پرسنل.
3- وجود اشتباهات مداوم و بیش از حد در امور گوناگون.
4- مفقود شدن پرونده ها، مدارك و نامه ها.
5- افزایش مداوم بودجه و هزینه ها.
6- تأخیر در ارسال پاسخ نامه ها و سایر موارد.
7- مساعد نبودن روحیه پرسنل و عدم دلبستگی آنان نسبت به سازمان.
8- طوالنی بودن مسیر انجام كار و یا تعدد مراحل كار.
9- فقدان مدیریت صحیح.
10- درخواست بیش از حد برای استخدام پرسنل از طرف رؤسا.
11- كافی نبودن تسهیالت و وسایل كار و نامناسب بودن محل كار و ساختمان.
12- عدم وجود تخصص های الزم و قدیمی بودن سیستم های مورد عمل.
13- نامناسب بودن محتوا و شكل فرم ها.
14- مشخص نبودن میزان مسئولیت ها و حدود اختیارات و عدم وجود مدیران متخصص.
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها
تجزیه و تحلیل سیستم ها میتواند به عنوان ابزار مفیدی در دست مدیران عمل كند و پاسخگوی نیازهای آنی و آتی سازمان در این زمینه باشد، با استفاده از تجزیه و تحلیل، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجدد قرار دهد و تغییرات مناسب را در آنها ایجاد كند.
به دو گونه میتوان بازدهی و راندمان هر دستگاه را معمولا افزایش داد.
الف. تشویق و تحریك افراد به كار كردن با سرعت زیادتر.
ب. ساده كردن و بهبود بخشیدن به روشهای كار.
نظر به اینكه سرعت كار اشخاص را تنها تا حد مشخص میتوان افزایش داد، با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها میتوان كارها را ساده كرد و بدین ترتیب به افزایش كارآیی سازمان كمك نمود.
هدف های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
1- استقرار مناسب ترین سیستم ها، روش ها و شیوه ها )متدها( در سازمان.
٢- تهیه اطلاعات دقیق، صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم.
٣- استاندارد و یكنواخت كردن كلیه عملیات سازمان.
٤- حذف كارهای غیرالزم.
٥- جلوگیری از دوباره كاری.
٦- ایجاد تركیب سازمانی متناسب با احتیاجات سازمان.
فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روش ها
1- افزایش كارایی سازمان.
2- كاهش هزینه های عملیاتی و تأسیساتی.
3- كاهش مصرف نیروی انسانی، یا افزایش تولید یا خدمت با نیروی انسانی موجود.
4- كوتاه كردن زمان انجام كارها و فعالیت های سازمان و تسریع در تولید کالا یا عرضه آن.
٥- كاهش حجم كارهای دفتری با حذف مدارك، گزارش ها و فرم های غیر لازم.
٦- كمك مؤثر به افزایش كارایی و تسریع در انجام امور سازمان، با استفاده صحیح از جا و مكان.
٧- امكان هماهنگ كردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن، به وسیله تجزیه و تحلیل و بهبود
بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها.
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به منظور حل یك یا چند مشكل، ممكن است به گونه های زیر اقدام شود :
1- امكان دارد تجزیه و تحلیل كننده شخصا بهوجود یك مشكل در سازمان پی ببرد.
2- گاهی مشكل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان میگردد.
3- گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده كردن كار در سازمان، تجزیه و تحلیل كننده متوجه مشكل مهمتر و اساسی تری میشود.
4-تشخیص مشكل موجود از طریق كاركنان سازمان.
5- از طریق تشخیص، پیشنهاد یا شكایت ارباب رجوع.
جمع آوری و ثبت اطلاعات و حقایق
٥- كاهش حجم كارهای دفتری با حذف مدارك، گزارش ها و فرم های غیرالزم.
٦- كمك مؤثر به افزایش كارایی و تسریع در انجام امور سازمان، با استفاده صحیح از جا و مكان.
٧- امكان هماهنگ كردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن، بهوسیله تجزیه و تحلیل و بهبود
بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها.
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به منظور حل یك یا چند مشكل، ممكن است به گونه های زیر اقدام شود :
1- امكان دارد تجزیه و تحلیل ك ً ننده شخصا بهوجود یك مشكل در سازمان پی ببرد.
2- گاهی مشكل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان میگردد.
3- گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده كردن كار در سازمان، تجزیه و تحلیل كننده متوجه مشكل مهمتر و
اساسیتری میشود.
4-تشخیص مشكل موجود از طریق كاركنان سازمان.
5- از طریق تشخیص، پیشنهاد یا شكایت ارباب رجوع.
بررسی یك سیستم به منظور پیدا كردن معایب و مشكالت موجود، یا مطالعه یك روش برای ارائه راه حل بهتر، مستلزم
آشنایی كامل با سیستم یا روش مورد نظر میباشد و این امر تنها از طریق جمع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق
امكانپذیر خواهد بود. در مرحله جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد، نه معلول.
مناسبترین روشی كه میتوان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یك كار یا معایب موجود در آن به دست آورد این است كه از كارمندی كه آن كار را انجام میدهد، سؤال شود كه آیا میتواند وظیفه خود را به روشی بهتر انجام دهد، یا اینكه به نظر او چه معایبی در آن كار وجود دارد.
انواع اطلاعات
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها، تجزیه و تحلیل كننده ممكن است به یك یا چند نوع از اطلاعات زیر نیاز پیدا كند :
1-اطلاعات مربوط به سازمان و تقسیم کار در آن. تركیب سازمان، طرز كار و سلسله مراتب سازمانی، چگونگی ارتباط مشاغل با یكدیگر
2-اطلاعات مربوط به سیستم ها و روش ها. با استفاده از این نوع اطلاعات میتوان نسبت به هدف، طرز كار هر
سیستم و نحوه انجام روشهای موجود در هر سیستم آشنایی حاصل كرد.
3-اطلاعات مربوط به فرم ها و نمونه ها.
4-اطلاعات مربوط به حجم كار.
5-اطلاعات مربوط به ماشین ها و وسایل.
6-اطلاعات مربوط به جا و مكان نحوه استقرار فیزیكی سازمان
منابع جمع آوری اطلاعات
1- مشاهده و مطالعه طریقه انجام كار.
٢- مصاحبه با مدیران و كاركنان سازمان.
٣- پرونده ها، اسناد، مدارك و فرم ها و نمودارهای سازمانی.
٤- پرسشنامه
ثبت اطلاعات
اطلاعاتی كه تجزیه و تحلیل كننده از منابع گوناگون بدست میآورد، در صورتی مفید و قابل استفاده است كه به طور منظم و سیستماتیك ثبت و ضبط شده باشد، توجه به موارد زیر ما را در تجزیه و تحلیل یاری خواهد نمود.
1- هرگونه اطلاعات یا مفروضات كه ممكن است به نحوی مورد استفاده قرار گیرد، در یك دفتر یادداشت كنید.
2- در ابتدای مصاحبه، نام، محل كار و دیگر مشخصات كسی را كه با او مصاحبه می كنید، یادداشت نمایید تا در صورت لزوم، برای تصحیح اطلاعات بتوانید به او دسترسی پیدا كنید.
3- در بررسی و مطالعه نحوه انجام كار، هر مرحله از كار را با شمارهای مشخص و یادداشت كنید.
4- برای آشنایی بهتر و بیشتر با سیستم یا روش مورد نظر، اطلاعات ی را كه درباره آن به دست آورده اید، به صورت نمودار خلاصه كنید.
در صورتی كه اطلاعات به دست آمده به شكل نمودار نشان داده شود، محاسن زیر را دربر خواهد داشت :
الف : نشان دادن اطلاعات به صورت نمودار، خیلی آسانتر و خالصهتر است.
ب : با استفاده از تكنیك و شیوه ترسیم نمودارها، همچنین با به كار بردن علایم قراردادی و استاندارد، میتوان از تشریح مطالب كه سبب طولانی شدن میشود، جلوگیری كرد.
پ : ترسیم نمودار، تجزیه و تحلیل كننده را مطمئن می كند كه كلیه مراحل انجام كار و اطلاعات مربوط به آن، ثبت و ضبط گردیده و به شكل نمودار نشان داده شده است.
ت : با تبدیل اطلاعات به صورت نمودار میتوان مشکلات، دوباره كاری ها و دیگر نقاط ضعف سیستم مورد مطالعه را به آسانی پیدا كرد.
ث : با استفاده از نمودار میتوان روش موجود را با روش پیشنهادی مقایسه كرد و وجوه اختلاف دو روش را از نظر زمان، مسیر و تعداد مراحل انجام شدن كار، به خوبی نشان داد.
تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق
تجزیه و تحلیل اطلاعات، یعنی مطالعه و بررسی معایب و مشکلات سیستم یا روش موجود و ارائه راه حل برای آن.
عملا میتوان پس از جمع آوری قسمتی از اطلاعات مورد نیاز، تجزیه و تحلیل آنها را شروع كرد.
مفهوم تجزیه و تحلیل اطلاعات
به طور كلی، تجزیه و تحلیل اطلاعات یعنی مطرح كردن سؤالهای گوناگون به صورت »چرا ؟«. بدین ترتیب كه تجزیه
و تحلیل كننده سؤال هایی به شرح زیر مطرح می كند :
1- آیا وجود سیستم یا روش مورد بررسی ضروری است؟ چرا؟
2- اگر وجود سیستم یا روش کاملا لازم تشخیص داده شده است، آیا نحوه اجرای آن را میتوان تغییر داد؟ چرا؟
3- آیا میتوان كار را به ترتیب دیگری انجام داد كه ضمن ایجاد تسهیل در انجام آن، در هزینه و زمان نیز صرفه جویی
شود؟ چرا؟
4- آیا كسی كه كار مورد نظر را انجام میدهد، تخصص و قابلیت لازم برای اجرای آن را دارا است؟
5- آیا میتوان برای انجام این كار از شخص دیگری كه دارای تخصص كمتری است، استفاده كرد؟ چرا؟
6- برای انجام این كار از چه وسیله و ابزار كار استفاده میشود؟ آیا با تغییر ابزار كار میتوان بر سرعت انجام این كار افزود؟ چرا؟
نحوه تجزیه و تحلیل اطلاعات
در تجزیه و تحلیل اطلاعات، بهتر است از نمودارهایی كه در مرحله جمع آوری اطلاعات تهیه شده است، استفاده و به شرح زیر عمل گردد :
1- ابتدا نمودار را به طور كلی مورد بررسی قرار دهید :
* آیا هر كار و وظیفه در جای مخصوص خود انجام میشود ؟ در صورت منفی بودن جواب، ترتیب انجام كار باید مورد تجدید نظر قرار گیرد.
* آیا كارهای تكراری وجود دارد ؟ وجود وظایف تكراری، دلیل دوباره كاری است و باید آنها را حذف كرد.
* تعداد مراحل انجام كار به طور غیرطبیعی زیاد یا كم میباشد؟ در صورتی كه جواب مثبت باشد، كار بین قسمت های مختلفی كه مسئول انجام آن میباشند، به طور صحیح و منطقی تقسیم نشده است و باید در نحوه تقسیم كار تجدید نظر شود.
2- بعد از بررسی كمی نمودار، هریك از مراحل انجام كار را تجزیه و تحلیل كنید :
* آیا وجود این مرحله ضروری است؟ این مرحله حذف شود، چه اثری در نحوه انجام كار خواهد داشت ؟ در صورتی كه حذف هر مرحله از كار اثری در نحوه انجام آن نداشته باشد، آن را حذف كنید.
* آیا این مرحله را میتوان در مرحلهای دیگر ادغام كرد؟
* آیا این مرحله از كار در جای مناسب انجام میشود ؟ )تغییر محل انجام یك مرحله از كار(
* آیا نحوه انجام این مرحله از كار صحیح است ؟ )تغییر مناسب نحوه انجام كار(
* در صورتی كه برای انجام این مرحله از كار از فرم مخصوص استفاده شود، آیا فرم مزبور برای انجام این كار مناسب است ؟
* آیا كلیه اطلاعات مندرج در فرم مورد نظر، لازم است ؟ آیا این فرم حاوی كلیه اطلاعات مورد احتیاج میباشد ؟
3- پس از تجزیه و تحلیل هر یك از مراحــل انجام كار، نتیجه را در جدول تجزیه و تحلیل اطلاعات یادداشت كنید.
تجزیه و تحلیل اطلاعات، جدولی است که از 7 ستون تشکیل میشود.
نخستین ستون عمودی سمت راست جدول، برای نشان دادن شماره مرحله انجام كار میباشد. اگر تغییر یا ادغام یا بهبود مرحلهای از كار كه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است، ضرورت نداشته باشد، در ستون دوم كه عنوان آن قابل قبول میباشد، با علامت * مشخص میشود. ستونهای سوم، چهارم، پنجم و ششم بهترتیب برای مواردی است كه هر مرحله از كار، به حذف، ادغام، تغییر محل یا بهبود و ساده كردن احتیاج داشته باشد. در آخرین ستون، یعنی ستون ملاحظات، سایر مطالبی كه ضمن تجزیه و تحلیل باید یادداشت شود، نوشته میشود.
وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها
1- طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل.
2- استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها.
3- ارزیابى مدیریت.
4- تهیه دستورالعمل های كتبى و مدون.
5- تهیه و كنترل فرم ها.
6- سیستم بایگانی اسناد و مدارك و پرونده ها.
7- ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم كار.
8- اندازه گیرى كار.
9- انتخاب وسایل اداری و دفترى.
10- تجزیه و تحلیل جا و مكان.
11- استقرار و پیاده كردن سیستم هاى جدید.
12- توسعه و تحقیق. تحلیلگر سیستم كیست ؟
تحلیلگر سیستم، كارشناس آموزش دیدهای است كه میتواند سازمان را در برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق انجام دو وظیفه اساسی مدد رساند : الف( ارزیابی. ب( همیاری. مراد از »ارزیابی« این است كه تحلیلگر اعمال و روابط موجود در كار را بررسی و ارزیابی می كند. در مرحله » همیاری « تحلیلگر پیشنهادهای خاصی را برای بهبود كارایی ارائه میدهد. به این ترتیب، تحلیلگر در مرحله نخست می كوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درك كند و در مرحله دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد.
ویژگی های تحلیلگر عبارتند از :
1- هر یك از مراحل تجزیه و تحلیل دشواری های خاص خود را دارد. اگر تحلیلگر علاقه كافی به كار خود داشته باشد و بر نقش مثبت كاری كه انجام میدهد، معتقد باشد، با صبر و ابتكار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید.
2- تحلیلگر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد. درباره وضع موجود و آنچه كه هست، شك كند و در مسیر آنچه كه باید باشد، پیش برود و به دنبال كشف واقعیت ها باشد و در راه حصول به بهترین ها از خود، خالقیت و نوآوری نشان دهد.
3- تحلیلگر موظف است اجزای سیستم را مرتبط با یكدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد درآورد )یعنی به صورت یك كل متشكل و هماهنگ( و نه اینكه فقط به یك جزء بپردازد و سایر ارتباط ها را از نظر دور بدارد.
4- تحلیلگر باید متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه كاری های رفتار كاركنان در سازمان آشنا باشد. تغییرات مطلوب زمانی حاصل میشود كه افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند.
5- تحلیلگر بایستی با بررسی كافی و برخورد سیستمی، علت ها را از معلول ها تشخیص دهد و برای رفع مشكل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشكل، اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلانی، ارائه دهد.
6- تحلیلگر بایستی واقعیات را در نظر گرفته و بی طرفی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در كار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد.
7- تحلیلگر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- تحلیلگر باید صبور باشد، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکلات، صبر و شكیبایی ضرورت دارد
نمودار گردش كار
2- تحلیلگر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد. درباره وضع موجود و آنچه كه هست، شك كند و در مسیر آنچه كه باید
باشد، پیش برود و بهدنبال كشف واقعیت ها باشد و در راه حصول به بهترین ها از خود، خالقیت و نوآوری نشان دهد.
3- تحلیلگر موظف است اجزای سیستم را مرتبط با یكدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد درآورد )یعنی
به صورت یك كل متشكل و هماهنگ( و نه اینكه فقط به یك جزء بپردازد و سایر ارتباط ها را از نظر دور بدارد.
4- تحلیلگر باید متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه كاری های رفتار كاركنان در سازمان
آشنا باشد. تغییرات مطلوب زمانی حاصل میشود كه افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند.
5- تحلیلگر بایستی با بررسی كافی و برخورد سیستمی، علت ها را از معلول ها تشخیص دهد و برای رفع مشكل،
نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشكل، اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعی راه حل های
منطقی و عقلانی، ارائه دهد.
6- تحلیلگر بایستی واقعیات را در نظر گرفته و بی طرفی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در كار
تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد.
7- تحلیلگر باید به ابعاد اخالقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- تحلیلگر باید صبور باشد، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشكالت، صبر و شكیبایی ضرورت دارد
پس از تجزیه و تحلیل و تهیه نمودار در وضعیت پیشنهادی نمودار گردش كار در وضعیت پیشنهادی را ترسیم مینمائیم.
رسم نمودار گردش كار
عنوان روش را در اول نمودار قید نموده و مراحل مهم و اساسی گردش كار را با استفاده از جعبه های مختلف مشخص و اطلاعات مهم مراحل كار را در داخل آن قید مینمائیم.
مستندسازی فرایندهای انجام كار
پس از پایان مراحل نمودار جریان كار و ترسیم نمودار در وضعیت پیشنهادی و رسم نمودار گردش كار، اقدام به مستندسازی فرایندهای انجام كار مینمائیم.
تعریف مستندسازی
مستندسازی، ثبت كلیه اجزاء و مراحل كار و نمودار ارتباط بین مراحل مختلف به نحوی كه كاربران بتوانند به سهولت از نحوه كار آشنایی حاصل كنند.
اقدامات لازم جهت انجام مراحل مستندسازی روشهای مورد عمل
*مطالعه نمودارها و چارت سازمانی دانشگاه
*مطالعه شرح وظایف مورد عمل در واحدهای ذیربط
*مطالعه اهداف دستگاه
خلاصه مطلب از دیدگاه درگاه پرداخت ePayBank.ir و درج آگهی تبلیغات نیازمندی MyCityAd.ir
تكنیك « تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها » برای شناخت عواطف، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گروه، از تئوریهای علوم انسانی و اجتماعی استفاده می كند، و برای تخصیص صحیح منابع موجود سازمان، به منظور تأمین هدف های دستگاه، از تئوریهای علم اقتصاد یاری میجوید، همچنین اصول علوم فیزیكی و ریاضیات را در بهبود روش، ارتباطات و همبستگی اجزای تشكیل دهنده سازمان، به كار میبرد. به عبارت دیگر در تكنیك تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها، تنها به بهبود یك روش خاص اكتفا نمیشود، بلكه بهبود و اثر تغییر قسمتی از یك سیستم در مجموعه آن سیستم، مورد بررسی قرار میگیرد.
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها عبارت است از تكنیكى كه مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه میسازد و با بررسى هاى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هریك از آنها ارائه مى دهد. این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمیباشد تا بتوان با حل مشکلات كارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.
مناسبترین روشی كه میتوان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یك كار یا معایب موجود در آن بهدست آورد این است كه از كارمندی كه آن كار را انجام میدهد، سؤال شود كه آیا میتواند وظیفه خود را به روشی بهتر انجام دهد، یا اینكه به نظر او چه معایبی در آن كار وجود دارد.
به طور كلی، تجزیه و تحلیل اطلاعات یعنی مطرح كردن سؤالهای گوناگون به صورت «چرا؟». تحلیلگر سیستم، كارشناس آموزش دیدهای است كه میتواند سازمان را در برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق انجام دو وظیفه اساسی مدد رساند : الف) ارزیابی. ب) همیاری.
برای ساده كردن سیستم ها و بهبود روش ها از دو دسته تكنیك و فنون میتوان استفاده كرد. با استفاده از تكنیك و فنون ساده كه در هر سازمان مورد استفاده قرار میگیرد و با به كار بردن آنها میتوان به بهبود كار و صرفه جوئی در منابع سازمان كمك كرد و استفاده از تكنیك ها یا روشهای كمی و مقداری كه مستلزم آشنایی با آمار و ریاضیات میباشد.